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熟悉卻陌生的PDCA

在公務機關編撰教材,行政管理知能課程必定會提到「PDCA」-計畫(P)、執行(D)、檢核(C)及行動(A)的迴圈。當時很是納悶,PDCA四個字聽起來很有道理,做起來也是一般常理,但這麼簡單的四字訣,說盡人生大道理實際用時卻沒條理,想說就是一般的呼口號罷了。適逢周遭朋友熱烈討論「鬼速PDCA」這本書,當聽到誠一醫師揪團要上「PDCA工作術」時便手刀報名,是時候解開心裡之謎了!

生活無處不PDCA

從課堂舉例、書上所讀才恍然大悟,原來生活中無處不PDCAPDCA不僅可以讓你對症下藥,針對問題提出關鍵指標及解決方案,更能在執行之後透過時時檢核及調整的回饋機制遞迴逐步改善,使你高效工作;生活上,舉凡養成習慣、改正惡習、調整自己的心態、上課學習,甚至是把妹,都可以使用PDCA來事半功倍。

課堂中,陶育均老師透過精彩的活動設計,豪華不計成本的教具排場(嚴重懷疑老師規劃這堂課時真的有針對成本進行PDCA嗎?),讓我們透過小組共學逐步完成PDCA的操作流程,真實感受到每一個步驟的執行秘訣在哪裡;老師甚至讓我們小組自設問題,親自進行一次團體的PDCA,讓我們透過腦力激盪檢討成因、籌劃對策,讓原本困擾我們的人生或是工作上的難題,帶著小組共同完成的錦囊妙計回去,如果不是生活中就力行PDCA的職人,曾經碰過各領域PDCA的難題的經驗豐富者,是很難有自信又大膽如此設計課程的。

如果您仍然不相信,PDCA不只是高效工作術,也可以用來增進生活品質的話,不妨來看看我們這組選的團體題目-如何持之以恆養成運動習慣!不僅生活化,而且是每個人一聽到這個問題,便點頭如搗蒜般地認同,這是一個多麼困難的人生課題!

計畫(P)運動

由於我從去年開始便開始減重,其中一個關鍵因子便是要持之以恆養成運動習慣。經由身體力行後,也有一些成功及失敗的心得,加上同組也有幾位同學也都對運動有研究,老師說,計畫階段找問題,也可以透過檢核過往經驗著手,對照我們這組在找問題、找出關鍵影響因素時頗為迅速,有一部份是因為有經驗共鳴。而在這個階段,老師使用很多問題分析及創意思考的技術,協助我們發想問題,以協助我們訂出關鍵績效指標(KPI)。這部份我覺得訂定一個好的績效指標非常重要,關鍵績效指標不只是具體可操作而已,也不是只要量化有數字就好,要能透過「定量」來「確質」,應該盡量訂定「成果型指標」,而非「過程型指標」。

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執行(D)運動

執行看似簡單,事實上就像老師說的,「君子立恆志,小人恆立志」知易行難。而這部份的成功關鍵,一則是在前面計畫階段必須要找出關鍵影響因子,對症下藥方能藥到病除;另一則是善用心理效應,將看似遙不可及的願景、夢想,依據流程、依據性質面向等方式進行拆解,再轉化為許多的待辦清單。懶人如我,更喜歡那種列出檢核表、清單後,毎執行完步驟便一個一個槓掉的爽快!這種「小確幸」的正向回饋,可以起一個很好的激勵作用。

但要如何做出好的檢核表呢?要如何將「解決方案」具體化為多個「TODO」清單?我認為有兩個重要面向,第一個是化整為零,就像我們的方案是「每週3次每次30分鐘的核心肌群運動」,那就再化約成「我要選週一、三、五晚上運動」、「選一家下班之後比較近的健身房」等;第二個重要的事情是,「TODO」是否夠完整具體,判斷的關鍵便是看能不能將這些待辦清單寫在行事曆上。

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在所有影響因子中,看似無關,但實際上可以有很好的激勵作用,持之以恆的關鍵因素,便是老師在課堂上也提到,我們小組討論的方案三「每週社群分享成果加上獎懲機制」,透過臉書逼自己持續不間斷的po文,便可以逼迫自己養成習慣,爾後習慣成自然,不僅自己更能堅持,還能擴大感染影響更多的人加入。我自己的親身經歷也是如此。一開始我安排自己的運動時間,是機關下午三點二十分至三點四十分,有一個比較長的休息時間,這個時間主要是讓來受訓的學員做些運動伸展自己,剛好機關裡頭就有簡單的運動設施(例如交叉訓練機、跑步機),我便利用這個時間做運動。等到瘦身有些成果之後,便有更多同事加入,如果三點二十分沒有看到彼此,還會想說,咦?他是否是今天休假呢?

檢核(C)運動

檢核並非只是消極的製作檢核表後一直打勾。關鍵在於兩個:一個是跟自己的過往比較,跟標竿比較,跟平均比較等,看看自己的成效如何。另一個是分析及檢討,到目前為止,哪些因素使我們成功達成目標(或離目標更近)?又哪些因素導致我們的計畫失敗?而這到底是原先設定的目標就有問題?還是在執行時不力所造成?

這部份最大的啟發是,除了要檢核自己哪裡失敗外,也要檢核自己哪裡成功,並且列出可能的風險,並進而提出備案或預防之道。

調整(A)運動

我喜歡「調整」這個概念勝過「行動」,更能表現這個階段的重要性。一開始接觸PDCA時,這個階段是我最難以理解的。「行動」與「執行」有何不同?如果把「行動」解為「調整」,則根據檢核出KPI達成率、成功或失敗的原因便可能維持方案、捨棄方案或修改方案。修改或捨棄原案另起新案,都牽涉到目標方案、KPI或是調整ToDo,也涉及如何串連到下一個PDCA

非常開心在新的一年開始,便上了這麼一堂優質好課。也謝謝家嫈與行政人員的默默協助,你們不僅辛苦,更是讓這個首發班開班精彩成功的幕後功臣。

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