第二季的輔導長讀書會,主題是只要你不是老闆,就必須要面對的職涯難題-向上管理之「職場馴虎術」。這個主題讓每個人都心有戚戚焉,輔導長出的情境案例題,每個人都如此輕易地把自己的上司對號入座。

向上管理第一式:忠誠度

對老闆來說,能聽話的人比會做事的人重要。

不僅是公家機關如此,私人企業亦是。某單位科長出缺並決定內部升遷,從同事及員工的視角來看總是以為能力好的人是眾望所歸的人選,人事派令一出後卻跌破大家眼鏡。但如果換位思考,從老闆的角度來想,其實也就不難理解這其實是再簡單不過的人性。

首先,不只是老闆,任何人都不喜歡有在人前公開地批評自己。特別是領導者,通常也不喜歡部屬對自己的管理風格與決策公開批評。今天輔導長提到的第一點是「你覺得我會僱用聽話的人?還是有能力的人?」僱用「聽話的人」的理由是:他們具有高執行度,可以貫徹領導者的意志及主導的決策,朝向組織的願景前進;此外,他們也具有良好的心態,讓領導者具有信任感,使領導者在對外打仗時不至於陰溝裡被豬隊友翻船;最後,有忠誠度及配合度的部屬不一定是沒有能力的人,即使能力並非超群,他們為了執行老闆的決策,也會懂得找有能力的人來協助他。

而今天輔導長提到的第二點則是:世界上雖有豬頭老闆,但多數人能過當上主管,多少有其過人之處,並非只是會逢迎拍馬的技倆而已。因此如果短期內不會離職或無法離職,不如靜下心來放棄消極且無濟於事的漫罵、抱怨及批評,積極地調整自己適應老闆的做事方式並與之磨合,並且認知自己在職場的角色定位。不論在組織的職銜如何高大上、職務說明書的內容如何與每日處理冗事的日常毫無關聯,我們在老闆心目中的定位其實都是一樣的-「幫他解決麻煩問題的人」而非「製造問題的人」。回過頭來說,所謂真正有能力的人,是有能力幫老闆解決問題的人。如果不能,點滿再多技能在老闆眼中也是無用武之地。

向上管理第二式:組織願景及目標

不是你有KPI,你的老闆也有。

讀書會中有一個情境題是主管指揮你的部屬去做不是你交辦的業務,並佔去很多時間。當然在這個例子中有很多的可能性,但其中一個是,不僅是你有自己的KPI要達成,你的主管其實也有。特別是承上啟下的中階主管,他可能更在意團體的績效目標有沒有達成(因為與考績連動)、上層老闆對他的觀感(容不容易說服老闆以利推行政策)、外界有沒有人給予壓力(怕煩怕被念因此再怎麼小事也要排在前面)。我自認不是個配合度太高的員工,但當拿著自己的提案希望過關時,總是會從這個是「完成團體績效」、「解決更高層級主管交辦給主管的難題」的方向去說服,通常會獲得不錯的效果,畢竟幫主管也是幫自己。

向上管理第三式:配合度

配合度,配合老闆偏好的溝通模式,適應老闆的領導風格。

讀書會中大家也會分享,不同公司、不同產業的老闆使用LINE、電子郵件、書面報告、面對面溝通、小組會議、電話、簡訊等,各有偏好;還不僅如此,即便是書面報告或口頭簡報,也要觀察老闆是喜歡文字條列重點?還是喜歡圖像化?還是數字報表?因此要觀察老闆偏好的溝通模式並盡量投其所好,而不是傻呼呼地直球對決使用自己偏好的溝通模式,這才會讓你提出的東西更容易被老闆理解,也就越容易激發他的想法並給予建設性的回饋及意見,並進而獲取他的認同。

另外一個配合度則是「適應老闆的領導風格」。雖然我們常說「權變領導」,是指領導者要依據員工的特質個性予以不同的領導方式,但反過來說,身為一位員工要進行向上管理,也是要「權變」適應上司的管理風格。上司是抓大放小?那就不要鉅細靡遺寫個長篇大論的報告;上司要是錙銖必較,連印個報告都有規定格式(這公家機關真的很常見呀……而且各個主管還可能格式不同,或是文書報告很在意用了什麼詞彙,例如我的某任主管非常不喜歡公文或報告中提到「所以」時使用「故」這個字。「所以」又過於白話,因此改用「爰」;或是「紀錄」與「記錄」要正確使用),那就不要讓上司沒有安全感;有些上司個性比較急,那就不要什麼專案都悶著頭沒有回報進度;把專案押死線在最後一刻;或把事情拖到最後一天才趕工。當讀書會大家分享到每位老闆的個性時,腦海中也浮現幾位老闆的模樣,如果早知道這些「潛規則」就不會走那麼多冤枉路了。

向上管理第四式:隱藏版組織圖

隱藏版組織圖,公司依據職等高低繪製的組織圖不完全與依據權力甚至是「影響力」大小繪製的組織圖符應。讀書會透過電影〈高年級實習生〉讓我們瞭解,跟上司身邊的秘書保持好關係也很重要,是主管暴怒的避震儀,是偵測主管當下情緒的紅綠燈。向上管理目的之一便在於趨吉避凶,讓自己手上的專案更順利推動,才不至於在不對的時機提了案子,反而搞砸了一件好事。

同場加映:Chris看電影學英文

當初是在一場餐聚中聽到Chris分享他如何透過觀賞影集及電影學會一些實用的英文句子,並且應用在工作場合及書信往來中,如今敲碗成功這場分享會自然不能錯過。Chris依舊十分認真且有條有理地,從一開始先釐清學英文的目的為何(考試?工作需要?興趣?),帶到因應目的不同所需要強化的能力也不同(例如:無果學英文的目的是為了準備考試,那可能更重要的是強化應試技巧,與提升英文能力可能沒那麼高相關);一旦訂定目標,接下來便是訂出KPI以便量測及評估自己的成效(此時可善用SMART原則);而在學習的過程中,可以透過遊戲化機制(即時反應、無懲罰的酬賞及視覺化)及學習內容切成「一口即食」(bite-size)微學習(micro-learning)的大小,提升學習動機並且較容易堅持下去。

Chris提供看電影學英文的四步驟(中文字幕→無字幕→英文字幕→無字幕)這在雙語學習的文獻中,其實也一直有不同語言的實證研究文獻去討論。我自己在國外看電影時也是差不多使用這個步驟來學習。而最後由Chris親身體驗過的工具中,得知「grammarly」及兩個「text to speech」的網站實在值回票價!

這一季的讀書會一如往常,即使是生硬的主題,經過輔導長的組織及同學的參與,不僅共學、共享甚至同樂,期待下一季讀書會的到來,以及即將登場的玩轉職涯線工作坊。

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